Ordem de Serviço

Se a empresa prestar serviços a outras empresas, o sistema oferece a funcionalidade de Ordem de Serviço (OS), onde é possível cadastrar os serviços realizados, fazer a entrada de OS, emitir Notas Fiscais de Serviço e outras operações. Vamos explorar como essa funcionalidade funciona.

Entrada O.S Interna

O primeiro passo para criar uma Ordem de Serviço é através da tela de Entrada OS, onde devem ser informados os primeiros dados sobre o serviço a ser realizado.
O primeiro campo a ser preenchido é o do Cliente para quem o serviço será prestado.
Depois, é necessário fornecer informações sobre o produto que será consertado, selecionando a Marca e o Modelo do item. Há também campos opcionais para adicionar mais informações úteis, como número de patrimônio e serial. Além disso, é possível selecionar o tipo de OS (Mecânica, Celular ou Outros) e cada opção apresentará diferentes campos de preenchimento relacionados ao item em reparo.

Também é possível registrar os dados da Nota Fiscal do item, controlar o status da OS e incluir os acessórios que serão usados durante o serviço, clicando em Incluir ou cadastrando novos acessórios no Cadastro de Acessórios.

A tela de Entrada de OS conta ainda com abas para:

• Aparência do Produto: Campo de texto onde se detalha o estado do item no momento em que chegou à loja para reparo.
• Defeitos Alegados: Campo de texto para registrar os problemas relatados pelo cliente.
• Observações Gerais: Campo para anotações adicionais sobre a OS.
• Contratos: Aba que aplica o contrato caso o cliente tenha um Cadastro de Contratos com a empresa.

Marca

Para cadastrar uma Marca, primeiro é necessário ter um Cadastro de Fornecedor do item. Ao selecionar o fabricante no campo apropriado, adicione uma descrição do fabricante (abreviação ou nome simplificado) e clique em Incluir. Após isso, a marca estará disponível para uso.

Modelo

Para cadastrar um Modelo, primeiro selecione a Marca cadastrada e insira uma descrição para o modelo do item. Depois, clique em Incluir. O modelo estará disponível para seleção nos futuros cadastros de OS.

Após preencher todos os dados na tela de Entrada de OS, clique em Salvar no canto superior esquerdo da tela. A OS será registrada, estará disponível para Imprimir também no canto superior esquerdo da tela e poderá ser visualizada na tela do Gerenciador de OS para continuar o processo de atendimento.

Gerenciador de O.S Interna

O Gerenciador de OS permite visualizar todas as Ordens de Serviço já realizadas pela empresa e continuar o processo da OS, como gerar NFe e NFSe, emitir relatórios e realizar outras operações. Vamos explorar como ele funciona.

Alterar/Incluir

Ao clicar em Alterar/Incluir, o sistema oferece a opção de incluir uma nova OS ou alterar a OS selecionada. Ao escolher qualquer uma das opções, a tela de Entrada OS será aberta, onde é possível alterar as informações ou incluir uma nova Ordem de Serviço.

Laboratório

Para continuar o processo da Ordem de Serviço, é necessário clicar em Laboratório, que abrirá a tela abaixo:

No Laboratório, é possível registrar o Laudo técnico do item consertado, atualizar o serial caso tenha mudado, incluir fotos dos serviços e do item, informar os Técnicos responsáveis, alterar o status da OS e definir a data da execução.
Na parte inferior da tela, na aba Serviços Executados, é possível selecionar os serviços prestados no conserto, juntamente com seus valores. Para incluir um serviço, clique com o botão direito do mouse e selecione "Inserir". Se for necessário cadastrar novos serviços, acesse a tela de Cadastro de Serviços ou clique nos "..." na linha do serviço para abrir a tela de seleção e realizar o cadastro.

Também na parte inferior da tela, há a aba Lista de Produtos, que permite registrar os itens usados no conserto.
Clique com o botão direito do mouse para adicionar uma linha, pesquisar e incluir os itens na OS, com suas quantidades e valores. Esses valores serão somados ao total com os serviços. Um campo essencial é o de Reservar Produto no Estoque, que garante que os itens usados na OS sejam reservados. Este campo precisa estar marcado como Sim para que a OS possa ser finalizada, pois só é possível finalizar uma OS com os produtos devidamente reservados no estoque.

Após preencher todos os campos, clique em Salvar. Se precisar alterar algo no Laboratório após salvar, basta voltar ao Gerenciador de OS, clicar em Laboratório novamente, e a tela será aberta com as informações preenchidas, permitindo novas inclusões ou alterações.

Cancelar

Se for necessário cancelar uma Ordem de Serviço, basta clicar em Cancelar. A OS será excluída do sistema.

Imprimir

Para imprimir a OS, clique em Imprimir e uma janela com opções de impressão será exibida.
Caso nenhum dos modelos de impressão padrão atenda às necessidades da empresa, também é possível personalizar o modelo de impressão.

Finalizar

Após concluir todo o processo da OS, é necessário finalizá-la. Para isso, selecione a OS desejada e clique em Finalizar/Finalizar Agrup. É possível finalizar mais de uma OS ao mesmo tempo, basta marcar o campo Agrup nas OS desejadas.
Será necessário selecionar a transportadora, definir a data de entrega e informar se houve algum valor de frete ou desconto. Esses valores serão somados ao total (serviços, produtos, frete e desconto). Depois, selecione a forma de pagamento e o tipo de pagamento das parcelas, caso seja necessário gerar financeiro, com isso, as informações serão enviadas ao Contas Receber; caso contrário, clique em Não Gerar Financeiro. Por fim, altere o status da OS para o que estiver cadastrado na empresa.
Após isso, clique em Gravar, e a OS será finalizada. Os itens sairão do estoque e o financeiro será gerado.

Gerar Nota Fiscal

Logo após finalizar a OS, será necessário emitir as Notas Fiscais de Serviço (NFSe) e de Produto (NFe). Para isso, clique em Gerar Nota Fiscal, e uma janela com as opções aparecerá. Se clicar em "Sim", abrirá a tela de Nota Fiscal de Serviço com os serviços realizados e seus valores. Se optar por "Não", a tela de Nota Fiscal será exibida, com os itens utilizados na OS e seus valores.
Basta seguir com os processos de emissão conforme necessário.

Agrup OS Nota Fiscal

Se houver mais de uma OS para o mesmo cliente, é possível agrupar as OS para emitir tanto a NFe quanto a NFSe. Para isso, marque o campo Agrup nas OS desejadas e clique em Agrup OS Nota Fiscal. Isso abrirá uma tela com os serviços e itens das OS agrupadas. Selecione os serviços e clique em Gerar NFSe, ou selecione os itens e clique em Gerar NFe. Isso abrirá a tela de Nota Fiscal de Serviço ou a de Nota Fiscal, conforme o processo de emissão necessário.

Relatorios

Para gerar relatórios sobre as OS, clique no botão Mais Filtros, no canto superior direito da tela, e depois em Imprimir. Isso abrirá as opções de impressão para o relatório de OS. Caso nenhum dos relatórios padrão atenda às necessidades da empresa, é possível gerar um relatório personalizado.

Outras Opções

Observações

Clicando com o botão direito do mouse sobre a OS, haverá a opção Observações, onde é possível ver mais detalhes da OS, como mostrado na imagem ao lado, sem precisar abrir todas as telas.

Copiar OS

Também é possível copiar uma OS clicando com o botão direito do mouse e selecionando Copiar OS. Todas as informações da OS original serão copiadas para uma nova, permitindo refazer o processo da OS e continuar com o fluxo normalmente.

Cadastro de Contratos

Caso a empresa tenha contratos de prestação de serviços, é possível cadastrar esses contratos no sistema. Ao abrir a tela, serão listados todos os contratos já cadastrados, com informações sobre o cliente, os valores e o status do contrato (ativo ou inativo). Se o contrato tiver expirado, é possível renová-lo com os mesmos termos clicando em Renovar Contrato. O sistema perguntará se deseja reajustar o valor, permitindo definir a porcentagem do reajuste.
Além disso, pode-se imprimir o contrato para ser assinado por ambas as partes.

Ao clicar em Alterar, a tela a seguir será aberta, permitindo fazer as alterações necessárias no contrato. Se for preciso remover algum contrato, basta clicar em Remover para excluí-lo do sistema.

Novo Contrato

Clicando em Incluir, será possível cadastrar um novo contrato. Na tela de cadastro, é possível selecionar o cliente, definir as datas de início e fim do contrato, o valor do contrato, o número de visitas programadas, a forma de pagamento e os valores correspondentes.
Ao salvar, as informações serão enviadas automaticamente para o módulo de Contas a Receber. Além disso, será possível vincular esse contrato às OS relacionadas ao cliente. Ao finalizar a OS, não será necessário gerar financeiro, já que o pagamento estará contemplado pelo contrato.

Gerenciador de Contratos

Nesta tela, é possível visualizar todos os contratos firmados pela empresa com seus clientes. A exibição inclui a data de vencimento dos contratos, os valores acordados e o número de visitas programadas.
Na parte inferior da tela, é possível visualizar as Ordens de Serviço (OS) associadas a cada contrato, na aba Serviços Efetuados, onde será mostrado o código da OS, o item que foi consertado e a data do serviço.

Ao selecionar a aba Fatura Pendente, será possível acompanhar o status dos pagamentos do contrato. Nessa aba, são exibidas as datas de emissão e vencimento, os valores, e a situação do pagamento (pendente ou pago), permitindo um controle mais detalhado do contrato.

NFS-e

Caso a empresa necessite emitir Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e), isso pode ser feito pelo sistema, desde que o município permita a emissão por sistemas de terceiros. É importante, portanto, verificar previamente essa possibilidade. A emissão pode ser realizada manualmente ou a partir de uma Ordem de Serviço (OS). Vamos entender o funcionamento.

Nova NFS

Dados da NFS-e

Para emitir uma nota, primeiro é necessário definir o **Tipo de NF**, se será Normal ou Complementar, e a **Natureza da Operação**, que pode ser configurada em Configurações da NFS. Também será exibida a OS associada à NFS.
Em seguida, insira os dados do cliente. Se o cliente já estiver cadastrado no sistema, os dados serão preenchidos automaticamente; caso contrário, será possível inseri-los manualmente.

Se o local do serviço for diferente do endereço do cliente, marque o campo Local Serviço e informe a UF e o município onde o serviço foi realizado. Caso haja um intermediador, também é possível informar seus dados, como CPF/CNPJ, nome e inscrição municipal.

Discriminação Serviços / Totais

Na aba Discriminação Serviços / Totais, é necessário detalhar os serviços prestados. Se a nota for vinculada a uma OS, o serviço será preenchido automaticamente com a descrição, valores, forma de pagamento e outras informações. Ainda assim, é possível incluir observações adicionais na discriminação.
Abaixo, selecione o código de tributação do ISS do município e um item da lista de serviços, que deve estar previamente cadastrado nas Configurações da NFS. Caso haja intermediador, insira seus dados. Também é possível registrar observações internas, que não serão exibidas na nota, mas ficarão salvas no sistema.

Na seção Totais, se a NFS-e for originada de uma OS, o campo Total Serviços será preenchido automaticamente. Ajuste os demais campos conforme necessário. Informe a alíquota do ISS e o sistema calculará os valores automaticamente. Se o ISS for retido, marque o campo correspondente. Já os campos de desconto, outros impostos e adicionais podem ser preenchidos manualmente ou previamente configurados nas Configurações da NFS.

Após preencher todos os campos corretamente, clique em Salvar. A NFS-e será gravada e o sistema perguntará se deseja enviá-la à Sefaz. Caso opte por enviar, o sistema fará a emissão e imprimirá a nota automaticamente.

Nova NFS

Ao clicar em Nova NFS, o sistema limpará todas as informações da tela, permitindo iniciar a emissão de uma nova nota do zero.

Configurações NFS

Em Configurações NFS, você define informações essenciais para a emissão, como numeração inicial, série, regime especial de tributação, enquadramento no Simples Nacional, CST, alíquotas de PIS e COFINS, natureza da tributação, além das alíquotas de ISS, IR, CSLL e INSS.
Caso a prefeitura exija, também é possível inserir o usuário e a senha de acesso, bem como a logo da prefeitura e da empresa.
É necessário ainda selecionar o CNAE da empresa, o CTISS usado na emissão da NFS e cadastrar os serviços correspondentes ao CNAE, que serão utilizados na nota. Após preencher todas as informações, clique em Salvar para concluir.

Salvar

Após preencher todos os campos, clique em Salvar para salvar a NFS no banco de dados. O sistema informará caso algum campo obrigatório esteja faltando. E após perguntará se já deseja realizar a emissão da NFS.

Enviar NFS

Para emitir a NFS salva, clique em Enviar, e o sistema realizará a comunicação com a Sefaz para efetuar a emissão.

Imprimir NFS

Se for necessário reimprimir a NFS, clique em Imprimir para gerar uma nova via da nota.

Gerenciador de NFS-e

Após a emissão das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e), elas serão listadas no Gerenciador de NFS-e. Aqui, é possível visualizar as principais informações de cada NFS-e, como numeração, data de emissão, cliente, status, protocolo e valor.
Além disso, os filtros na parte superior da tela, como por datas, clientes, número da nota, status e outros, facilitam a localização das NFS-e desejadas.
Na parte inferior da tela, também é possível visualizar os principais valores das notas listadas, como impostos, descontos e valores dos serviços, permitindo maior controle sobre os valores envolvidos.

Cancelar NFS

Caso seja necessário cancelar uma NFS-e, isso pode ser feito diretamente pelo Gerenciador de NFS-e. Na parte inferior da tela, existe a opção Cancelar NFS, onde, se ainda estiver dentro do prazo da prefeitura, será possível cancelar a nota pelo próprio sistema.

Visualizar NFS

Se for necessário visualizar a NFS-e novamente para verificar informações, reimprimir, ou concluir a emissão, basta clicar em Visualizar NFS. Isso abrirá a tela de Nota Fiscal de Serviço, onde você poderá realizar o procedimento necessário.

Desvincular NFS

Caso a nota tenha algum problema que exija o cancelamento ou se for necessário reutilizar a OS vinculada, basta clicar em Desvincular NFS. Com isso, a NFS-e será desvinculada da Ordem de Serviço, permitindo que a OS seja reutilizada para outro processo.

Cadastro de Serviços

Para visualizar os serviços realizados pela empresa ou cadastrar novos serviços, utilize a tela de Cadastro de Serviços.
Para cadastrar um novo serviço, basta inserir a descrição do serviço e o valor que será cobrado e, em seguida, clicar em Incluir. O novo serviço já poderá ser usado nas próximas Ordens de Serviço (OS).
Caso seja necessário remover um serviço, clique em Remover, e ele será excluído do sistema.

Cadastro de Acessórios

Nesta tela, é possível cadastrar acessórios que serão utilizados nas Ordens de Serviço (OS), definindo-os segundo a necessidade da empresa e o seu processo de trabalho.

Cadastro de Status

Nesta tela, é possível cadastrar os diferentes status para as Ordens de Serviço (OS) da empresa, como "Em Aberto", "Em Andamento", "Finalizado" ou qualquer outro que seja necessário para o controle do andamento das OS. Para isso, basta colocar a descrição do Status, e clicar em Incluir.

Cad. Serviço Recorrente

Para iniciar o processo de criação de um contrato, acesse a aba Ordem de Serviço e selecione a opção Serviço Recorrente. Na tela exibida, clique em Incluir para cadastrar um novo contrato.

Informações do contrato

O primeiro passo é selecionar o cliente. Para isso, utilize o ícone da lupa, que abrirá a tela de busca, permitindo localizar e escolher o cliente desejado. Em seguida, preencha os dados principais: a data de início do contrato, que define a vigência, e o número do contrato, utilizado para controle interno. Também é necessário definir o status, que pode ser Ativo, quando o contrato já está válido e vinculado ao financeiro, ou Aguardando aprovação/assinatura, quando ainda não entrou em vigor.

Na parte de cobrança, informe a data de início da cobrança e o dia de vencimento do pagamento mensal. O prazo padrão de vigência é de um ano, mas pode ser ajustado conforme a necessidade. Outras configurações incluem a seleção do vendedor responsável, a definição da tabela de preços e a ativação do cálculo proporcional da primeira parcela, útil quando a assinatura ocorre em data diferente do vencimento. Caso o contrato precise de renovação automática, é possível habilitar essa opção e indicar o percentual de reajuste anual.

Na parte inferior da tela, devem ser preenchidas as informações que irão para o financeiro, como os campos de descrição do título, conta, classe e subclasse. O plano de contas e o centro de custo são opcionais. Também é necessário definir o tipo e a forma de pagamento. Se houver algum desconto exclusivamente financeiro, que não conste na nota fiscal, basta informar a porcentagem correspondente.

Emissão de NFSe

Na segunda aba, é possível habilitar a emissão automática de notas fiscais. Para isso, marque a opção **Emitir NFSe**, descreva os serviços prestados, informe o código de tributação do ISS do município e selecione o item correspondente na lista de serviços. Caso seja necessário, marque a opção ISS Retido. Após salvar, a descrição do serviço será preenchida automaticamente com os itens e valores. Importante: antes de utilizar essa funcionalidade, é preciso configurar os campos da NFSe em Configurações NFSe, preenchendo todos os campos obrigatórios.

Para realizar a emissão automatizada de NFSe, também é necessário configurar o certificado digital da empresa na aba de Serviços Externos. O preenchimento dos campos de certificado e senha é obrigatório para que a emissão ocorra corretamente.

Observações

Na terceira aba, há um espaço destinado ao registro de informações adicionais sobre o contrato. Essas observações ficam visíveis apenas na tela do contrato, servindo como complemento interno.

Itens e serviços

Na quarta aba, devem ser adicionados os itens e serviços vinculados ao contrato, como mão de obra ou mercadorias. Para que apareçam nessa tela, é necessário que já estejam previamente cadastrados no sistema. Além disso, é possível informar a quantidade e aplicar descontos ou acréscimos, quando necessário.

Disparo automático de e-mails

A quinta aba permite configurar o envio automático de e-mails relacionados ao contrato. Essa configuração deve ser feita previamente em Disparo de E-mails. Após o cadastro, basta selecionar o tipo de mensagem desejado para o contrato, sendo possível utilizar mais de um tipo ao mesmo tempo.

Depois de preencher todas as abas, revise atentamente os dados do contrato e clique em Salvar para registrá-lo no sistema.

Informações Financeiras

Com o contrato ativo, será possível visualizar as informações financeiras e seus respectivos valores. Caso o cálculo proporcional esteja habilitado, a primeira parcela será maior. Por essa aba também é possível alterar valores e outras informações, além de visualizar se o título já foi recebido ou apenas conferido.
Para dar baixa no título, utilize exclusivamente a tela de Contas a Receber.

Se for necessário alterar informações, basta mudar o status para Pausado, realizar as alterações, salvar novamente e, por fim, retornar o status para Ativo.